>

Volg ons!

De belangrijkste nieuwsitems plaatsen wij als updates op onze LinkedIn pagina. U kunt ons volgen door op de onderstaande knop te klikken.

Wat wilt u weten over de digitale bewaarplicht?


woensdag 09 juni 2021, 06:59

Wat wilt u weten over de digitale bewaarplicht?

Ondernemers dienen hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.

Gegevens raadplegen

AdministratieDe bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile

De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie

Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.

Papieren documenten niet bewaren

Als u aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op! Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Heeft u vragen over de bewaarplicht, neem dan contact met ons op.

Kreston AFAS Belastingdienst CreAim NBA NOB SRA
 

Transparantie
Algemene voorwaarden
Klokkenluidersregeling
Gedragscode


Huizen

Huizermaatweg 460
1276 LM Huizen
Postbus 1165
1270 BD Huizen
Tel: +31 (0)35-5232575

Almere

G T. Rietveldstraat 180
1333 LJ Almere
Postbus 1165
1270 BD Huizen
Tel: +31 (0)36-5486777
Hilversum
Stationsstraat 2b
1211 EM  Hilversum
Tel: 035 5232575
Twitter LinkedIn